La Autorización de protección
de Datos sobre empleados ("Autorización") describe la manera en que AXN Colombia Networks S.A.S. (la "Empresa")
recopila, utiliza y de otras maneras procesa cierta información de identificación personal sobre los empleados
("Datos sobre empleados") en vinculación con su relación laboral con la Empresa.
II.
CATEGORÍAS DE DATOS DE EMPLEADOS
La Empresa recopila,
mantiene, utiliza y procesa las
siguientes categorías de Datos sobre empleados:
•
Informacion personal y familiar, lo que incluye nombre e información
de contacto (dirección, números
de teléfono y fax y dirección
de correo electrónico), información adicional
de contacto para casos de emergencia, genero,
padres, estado civil de dependiente e información relacionada sobre dependientes, fecha de nacimiento, nacionalidad e información sobre residencia en el país, numero
de seguridad social
o número de seguro
nacional (u otro
número equivalente local),
numero de documento de identidad, numero de
pasaporte, número de licencia
de conducir, numero de permiso de trabajo, numero(s)
de identificación tributaria, información sobre
tarjetas de crédito
e información sobre
cuentas bancarias, e
•
Informacion vinculada con el empleo,
lo que incluye
categoría de empleo/cargo, nombre de! supervisor y cargo, identificación de departamento matriz,
relaciones jerárquicas con gerentes, información de contacto
laboral (ubicación y dirección del lugar de trabajo,
números de teléfono
y fax y dirección de correo electrónico), número de tarjeta
de identificación, código
de motivo laboral,
código de acción
laboral, territorio, zona horaria, identificación de empleado, región, porcentaje JV, porcentaje SPE/participación primaria SPE, datos de seguridad
de información (por ejemplo, nombres
de usuario, contraseñas, datos de control de acceso, datos CCTV e información similar
de naturaleza técnica
y de seguridad), división,
subdivisión, departamento, información sobre contrato
de trabajo e historial de trabajo vinculado
con el contrato de trabajo,
información con respecto
a condición de expatriado, horario de trabajo y derechos a licencias, salario
y datos relacionados con la remuneración (información sobre bonificaciones, área de escala de pagos y tipo y cualquier modificación vinculada con el salario), información sobre participación en planes de opciones de compra de acciones y de jubilación, la información relacionada con condiciones
ocupacionales y de salud en general para los fines de administración y manejo
de riesgos y acciones a tomar para proteger nuestra fuerza de trabajo y
nuestras instalaciones bajo la normatividad sanitaria y de seguridad y salud en
el trabajo vigente (reportes de condiciones de salud, resultados de exámenes
médicos ocupacionales compartidos con la Empresa, reportes e investigaciones de
accidentes e incidentes de trabajo y enfermedades laborales, resultados de
investigaciones de perfil epidemiológico, la información relacionado con el
COVID-19 que la Empresa recolecte y trate en concordancia con la normatividad
sanitaria vigente, entre otros), información sobre beneficios y emolumentos, bienes
de la Empresa en préstamo, información sobre suplementos (vivienda, vehículos, transporte, comidas,
por motivos familiares u otras), información vinculada con viajes, información vinculada
con experiencia laboral
previa (incluidas
referencias de empleadores anteriores), preparación e historial laboral,
antecedentes educativos, información vinculada con talentos, información vinculada con el desempeño (incluidos objetivos
profesionales y evaluaciones de desempeño), fecha de contratación, antigüedad laboral, fecha de
desvinculación (si corresponde), informes de búsquedas
de ejecutivos o agencias de colocación laboral (si corresponde), y cualquier información adicional
contenida en declaraciones de certificación de conflictos de interés financieros de tipo gerencial (tal como se describa
en dichas declaraciones, y si corresponde), o que haya sido recibida
a través de la Línea telefónica directa para asuntos
éticos de SPE.
III.
OBJETIVOS DEL PROCESAMIENTO DE DATOS DE EMPLEADOS
La Empresa recopila,
mantiene, utiliza y de otras maneras procesa Datos sobre empleados con los
siguientes objetivos: administración del personal (lo que incluye,
pero no se limita a, gestión del flujo de trabajo, capacitación del personal y provisión de referencias laborales); actividades vinculadas con remuneraciones y beneficios, lo que incluye la administración y compensación de planes de compra de acciones, y análisis y administración de bonificaciones, así como la emisión
de tarjetas de crédito corporativas; viajes (lo que incluye actividades vinculadas con contactos en caso de emergencia) y reembolso de gastos; calificaciones laborales y actividades de reclutamiento; procesamiento de nóminas (lo que incluye la gestión de salarios,
gastos, impuestos, notificaciones obligatorias a autoridades gubernamentales y trámites similares); mantenimiento de directorios de empleados
y organigramas; gestión
de desempeño y ausencias; planificación de sucesión; presentación de declaraciones de impuestos; presentación de declaraciones y retenciones; cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios; gestión
de riesgos; actividades de dirección, monitoreo
y exigencia de cumplimiento de las políticas
y procedimientos de la Empresa, así coma con requisitos legales
y reglamentarios, y el manejo
y administración de riesgos y acciones a tomar para proteger nuestra fuerza de
trabajo y nuestras instalaciones en concordancia con la normatividad sanitaria
y de seguridad y salud en el trabajo vigente, incluyendo las medidas
relacionadas con la pandemia del COVID-19; provisión de soporte y servicios informáticos; actividades de planificación financiera; y protección de la seguridad
de los datos de los empleados así coma de los sistemas
e instalaciones de la Empresa; realización de cualquier compra,
real o propuesta, de la totalidad o parte de los negocios
de la Empresa,
o, en el caso de cualquier fusión, adquisición u oferta pública,
poner a disposición de! comprador
o suscriptor de las acciones
de la Empresa o de cualquier empresa dentro del grupo Sony la información necesaria; y llevar
a cabo cualquier otro fin que se relacione directamente con los mencionados anteriormente.
En caso de que los empleados
no entreguen a la Empresa
los Datos sobre empleados que esta requiera
para los fines descritos
anteriormente, es posible
que la Empresa no pueda brindar
cabalmente a los empleados ciertos
servicios o beneficios vinculados con su empleo. El empleado declara que es consciente que la
ejecución del contrato de trabajo no sería viable si la Empresa no pudiera
recolectar y procesar sus Datos Personales.
Los departamentos de Recursos Humanos, Legal, Finanzas y Contabilidad e Informática, así como ciertos
gerentes (es decir, únicamente personas
con responsabilidades asignadas o responsabilidades gerenciales sobre el empleado
o grupos de empleados) recibirán acceso
a los Datos sobre empleados en la medida de lo necesario y en vinculación con sus responsabilidades laborales.
La Empresa no recopila, utiliza,
divulga ni de otra manera
procesa Datos sobre empleados con fines de marketing directo. La Empresa conservara los datos personales únicamente por el tiempo necesario para dar efecto a los fines que se enumeran
en esta Notificación, o en la medida que lo
requiera la ley aplicable.
SPE US (tal coma se define más adelante en la Sección
V), las otras empresas afiliadas de la Empresa y todos los terceros a los que se hace referencia la Sección IV de esta Autorización
ó (los “Encargados”), también podrán recopilar, mantener, utilizar y de otra manera
procesar Datos sobre empleados
para dar efecto a la totalidad o parte de los fines que se enumeran en la presente
Sección III y, de
forma específica, en vinculación con los fines que se establecen en las Secciones
IV y V, según corresponda.
IV.
DIVULGACIONES DE DATOS DE EMPLEADOS
Como parte de las operaciones comerciales normales, la Empresa puede divulgar Datos sobre
empleados a terceros que provean
servicios vinculados con tareas de recursos humanos
y administración de nóminas (por ejemplo,
bancos, empresas de seguros, agentes
de viajes y otros
proveedores de beneficios para empleados), así como en vinculación
con la gestión de dirección, riesgos y cumplimiento, y con el fin de operar la Línea telefónica directa sobre asuntos éticos de SPE vinculada
con el cumplimiento de las políticas
y procedimientos de la Empresa y de requisitos legales y reglamentarios. La Empresa también puede divulgar Datos sobre empleados
a terceros proveedores de servicios vinculados
con el departamento informático (por ejemplo,
mantenimiento de software,
gestión remota de infraestructura y aplicaciones informáticas, desarrollo y mantenimiento de aplicaciones, operaciones globales de atención
y soporte y alojamiento de datos) y apoyo al departamento de recursos humanos
(por ejemplo, servicios
de consultoría sobre beneficios
y gestión de capital
humano , gestión de desempeño, planificación de
talentos, capacitación de empleados,
soluciones de nómina y presentación de informes
sobre gastos). Asimismo, los Datos sobre empleados también pueden ponerse a disposición de terceros que sean agentes de viaje, los cuales,
a su vez, pueden transferirlos a la Empresa, sus subsidiarias o afiliadas, luego de que el empleado
entregue la información al agente de viajes. La Empresa se compromete a (i) ejercer la debida diligencia
apropiada en la selección de tales terceros proveedores de servicios, y (i i) exigir que dichos terceros proveedores de servicios cuenten
con las medidas de seguridad
técnicas y organizacionales adecuadas para salvaguardar los Datos de empleados, y procesarlos únicamente en cumplimiento de las instrucciones de la Empresa
y para ningún otro fin.
La Empresa
también puede revelar Datos sobre empleados
a agencias y entidades gubernamentales (por ejemplo, autoridades fiscales), organizaciones sociales (por ejemplo, la administración de seguridad social), proveedores de beneficios para recursos humanos
(por ejemplo, empresas de seguros de salud), asesores
externos (por ejemplo, abogados, contadores y auditores), cortes y otros tribunales, y autoridades gubernamentales (lo que incluye
autoridades ubicadas en los Estados Unidos, tales como la Comisión de Valores y Bolsa o el Departamento de Justicia), en la medida requerida o permitida por las obligaciones legales aplicables.
La Empresa puede transferir Datos sobre empleados
a su empresa matriz en los Estados Unidos, Sony Pictures Entertainment Inc. ("SPE US") (y a cualquier empresa
afiliada en los Estados Unidos u otros territorios) en vinculación con ciertas actividades relacionadas a la administración de personal y empleo. Lo anterior incluye,
pero no se l imita a, la divulgación por parte de la Empresa de información sobre contactos comerciales y otros datos limitados sobre empleados a sus empresas afiliadas en otros territorios en la forma de directorios de empleados, solicitudes comerciales, y en vinculación con tareas de soporte de tecnología
informática, seguridad y requisitos de continuidad comercial/recuperación en situación de desastres, así como en relación con actividades vinculadas al cumplimiento de las políticas y procedimientos de la Empresa y requisitos legales y reglamentarios. Además, algunos de los proveedores de servicios a los que se
hace referencia en la Sección
IV pueden estar ubicados en otros territorios fuera de la localidad.
Esta información se provee
en la medida
de lo necesario para cumplir
con obligaciones legales o comerciales, según lo autorice
el empleado mediante
su consentimiento, en la medida de lo
necesario para el cumplimiento de contratos, o como de otras maneras lo
autorice o permita la ley aplicable. Los empleados que tengan preguntas con respecto a las empresas afiliadas de la Empresa
deberían comunicarse con su representante local del departamento de Personas y Organización, o con el director regional
del departamento de Personas y Organización por medio de
la información de contacto
que se indica en la Sección
VII más adelante. La Empresa ha implementado las protecciones apropiadas con sus empresas
afiliadas para garantizar la seguridad de los Datos sobre empleados que sean divulgados.
La Empresa ha contratado a un tercero
proveedor de servicios
ubicado en la India que le brinda los
siguientes servicios: gestión remota de infraestructura y aplicaciones informáticas, desarrollo y mantenimiento de aplicaciones y operaciones globales
de atención a clientes y soporte. El proveedor de estos servicios
accederá a los Datos sobre empleados
en la medida de lo necesario para la provisión
de dichos servicios. La Empresa ha implementado las protecciones apropiadas con el tercero proveedor
de servicios para garantizar la seguridad de los Datos sobre empleados que sean
divulgados.
VI.
ACCESO A DATOS DE
EMPLEADOS
En líneas
generales, y en conformidad con la ley aplicable, los empleados tienen
derecho a acceder, revisar, actual
izar, corregir y solicitar la eliminación de sus propios datos de empleado. Además, los empleados tienen
la responsabilidad de informar a la Empresa en caso de que se produzcan cambios en sus Datos sobre empleados, o si cualquier
información provista es inexacta. Los empleados deben
enviar las solicitudes de acceso o actualizaciones a sus Datos sobre empleados, o de correcciones o eliminaciones de los mismos, a la Empresa
tal como se establece
en la Sección VII más adelante.
VII.
PREGUNTA SOBRE EL PROCESAMIENTO DE DATOS DE EMPLEADOS
Los empleados que tengan preguntas sobre esta Notificación o deseen (i) acceder, revisar, corregir o solicitar la eliminación de sus Datos sobre empleados, u obtener más información sobre las personas
que acceden a dichos datos,
(ii) presentar cualquier
otro tipo de solicitud, o (iii) informar sobre
cualquier preocupación que tengan con respecto a sus Datos
sobre empleados, deben comunicarse con su representante de
Personas y
Organización,
Eva Perez, a Eva Perez@spe.sony.com . Adicionalmente, se podrá comunicar
con el contacto local que será Lina
Lozano, a Lina_Lozano@spe.sony.com
Consentimiento a la Notificación
He leído la Autorización de protección de Datos sobre empleados ("Autorización ") de 2020. Entiendo sus contenidos y de forma expresa y voluntaria doy mi consentimiento a la aplicación de sus términos, incluidos aquellos relacionados con la recopilación, utilización, almacenamiento y otros tipos
de procesamiento de mis Datos sobre empleados por parte de AXN Colombia Networks S.A.S. También doy mi consentimiento a la transferencia internacional de mis datos personales a los Estados Unidos u otros países donde las leyes de protección de datos podrían no
brindar un nivel de protección equivalente al de las
leyes de mi jurisdicción a los efectos especificados en la Autorización.
Esta Política puede ser firmada con una
firma electrónica, la cual tendrá la misma validez que una firma original.
Nombre
del empleado Firma del empleado Fecha